8 strategie di Lean Marketing per la Ristorazione post Covid

“Pensare prima di comprare e pesare prima di cucinare”: è questa la filosofia dello chef stellato Davide Oldani in cucina. “Se si producesse di meno – sostiene lo Chef – si eviterebbero sprechi inutili e non ci sarebbe neppure bisogno di riciclare… si porterebbero in tavola sempre cibi freschi, gustosi e di maggiore qualità”. Una filosofia “lean” quella dello chef pluristellato che risulta quanto mai attuale al tempo del post COVID19 nella fase della ripartenza.

Autore: Alessandro Martemucci, Lean Coach, Istituto Lean Management.

Tutta la filiera della ristorazione è chiamata oggi ad una prova di forza per reagire a questa grave situazione. Bisogna rimettere tutto in gioco: dagli spazi fisici, alla logistica interna ma soprattutto dotarsi di un nuovo approccio organizzativo che garantisca sicurezza per i clienti e gli operatori ma evitando sprechi ed errori, orientandosi verso una strategia di trasformazione del modello di business con un approccio sempre più snello.

In passato “la ristorazione si poteva definire lean” sia per la scarsità di materie prime e dei sistemi di conservazione che per necessità; si cucinava con ingredienti semplici e si cercava di rivedere le ricette in modo che non si buttasse via nulla… oggi il nuovo “must do” è diventato ottimizzare tutto in termini di riduzione dei tempi di produzione, abbattimento delle scorte, miglioramento della qualità, con risultati tangibili e verificabili.

Lo stop dovuto al Coronavirus ha dato il tempo di riflettere su quali saranno gli scenari evolutivi della ristorazione. Con questo articolo voglio tracciare una road map con 8 punti da ripensare in ottica lean ed alcune azioni da implementare immediatamente.

1. Razionalizzare i costi con Pareto.

Tutti i ristoratori dovranno rivedere la struttura dei costi: dal personale alle materie prime, ai costi fissi, con un’operazione di razionalizzazione. Quando si iniziano a revisionare le componenti di costo può cambiare tutto, anche per esempio la rotazione del personale inteso come fasce orarie più flessibili o nuove mansioni. Il ruolo del “cameriere” si trasformerà in un “food assistant o storyteller” informando i clienti circa le materie prime impiegate, i piatti, gli ingredienti, o per rilevare le intolleranze, comunicando informazioni utili prima dell’ordine o subito dopo i pasti, con una funzione di controller.

Una tecnica da utilizzare per l’analisi dei costi è la “legge di Pareto”, che permette di definire le priorità nella relazione causa-effetto. Bisogna subito identificare il 20% dei costi (cause) che generano l’80% di impatto sul bilancio (effetti). Nel nuovo modello di ristorazione è necessario prevedere il cambio delle stoviglie con nuove tipologie ecosostenibili o nuovi sistemi di disinfezione e sanificazione che incideranno sulla struttura dei costi.

Un’altra sfida a cui sono chiamati i ristoratori è la riduzione dei tempi di attesa, eliminando code, sprechi e permettendo al cliente di avere nel più breve tempo al tavolo la propria ordinazione, questo potrà incidere sull’indice di rotazione dei tavoli e sui pasti giornalieri. Sembra banale, ma per ottenere questo risultato sono necessari sforzi importanti nell’analisi dei flussi di lavoro, nell’organizzazione per la massimizzazione dell’efficienza globale.

2. Ripensare i menù e la carta dei vini con la tecnica delle 5S.

I menù saranno razionalizzati con una concentrazione sul food cost che la farà da padrone sul quadro generale. Sicuramente in una prima fase di riapertura sarà necessaria una riduzione di almeno il 50% dei piatti, puntando sempre sull’alta qualità delle materie prime, ma variando la tipologia. Nel caso di piatti a base di pesce, ad esempio, si potranno impiegare più sgombri e meno dentici. La revisione della carta dei vini sarà un altro aspetto importante che sposterà l’attenzione su nuove proposte e prodotti meno noti che permettano di mantenere una buona marginalità. Sicuramente le etichette locali di vino in molti casi saranno rivalutate.

Una tecnica che permette di ottimizzare e liberare “risorse” o “spazi nel menù” è sicuramente quella delle “5S” che partendo da un’analisi dei piatti più richiesti permette di eliminare tutta una serie di ingredienti non funzionali o poco adoperabili.

3. Una cucina lean più attenta agli sprechi con cartellini Kanban e Supermarket.

Ci sarà un utilizzo più virtuoso della cucina, cercando di produrre meno e meglio, poichè anche le cucine più attente registravano alti livelli di scarti. L’attenzione si sposterà nella fase di acquisto degli ingredienti su variabili come: shelf life, formati dei prodotti, funzionalità e impiegabilità. Bisognerà stare ancora più allerta contro gli sprechi. Basterà l’adozione di due utili strumenti quali: sistema Kanban e tecnica del Supermarket, che serviranno ad allineare la produzione alla domanda del cliente per avere sempre a disposizione la giusta quantità di ingredienti nel posto giusto al momento giusto.

4. Milk Run per i produttori locali.

Nella fase di riapertura i fornitori locali saranno favoriti per due motivi; infatti a causa di questa pandemia molti produttori si sono riorganizzati con un sistema di consegne a domicilio periodico (modello Milk Run di prossimità). Questo modello permette ai ristoratori la riduzione dei prezzi d’acquisto, per via della disintermediazione, così da limitare i passaggi, i tempi di consegna, e aumentare la freschezza del prodotto, ritornando in un certo senso alla filiera corta con un rapporto diretto.

5. Diversificazione del “delivery”.

Per coloro che hanno grandi superfici e un numero di coperti elevato un servizio di delivery misto è fondamentale per diversificare l’offerta attraverso tre tipologie: consumo in house con posti limitati, asporto, e infine “delivery a domicilio” una nuova opportunità per portare cibo negli uffici durante la pausa pranzo o a casa per cena la sera. A corredo è importante pensare anche ad una nuova distribuzione del vino a mescita. Una soluzione può essere la fornitura di un “calice virtuale” rappresentato da bottigliette in vetro da 200ml/300ml, per due persone, oltre alla distribuzione della bottiglia classica.

6. Revenue lean, prenotazione on line e Heijunka (livellamento) in cucina.

Sicuramente l’innovazione nel sistema di prenotazione sarà un “milestone” per chi vuole ottimizzare i flussi e soprattutto i ricavi all’interno della propria struttura. Oltre a nuove tipologie di somministrazione dei pasti, la vecchia e banale prenotazione ha i giorni contati e sarà irrimediabilmente out perché aumenta il rischio di avere tavoli vuoti o disdette all’ultimo minuto, un problema endemico nel settore della ristorazione, che genera sprechi e mancati guadagni.

Una soluzione “Revenue lean” può ispirarsi a quella adottata dal Ristorante Next a Chicago che prevede l’acquisto di un “biglietto” con un numero di portate definito e con una variabilità dei prezzi in base alle presenze per ora, derivato dai modelli delle compagnie aeree.

Il sistema di “prenotazione intelligente” varia i prezzi dei biglietti in base alla fascia oraria, quindi cercando di disincentivare le presenze, con un sovraprezzo, per l’ora di punta o le fasce orarie più richieste, e con una diminuzione dei prezzi, in fasce fuori orario. Per intendersi, un tavolo alle 21.30 del martedì costerà meno di uno alle 20.30 del sabato. Questo sistema garantisce flussi finanziari anticipati e riduzione dei rischi di “vuoti”.

Con questo sistema i clienti hanno la sicurezza di non trovare il locale affollato, perché le prenotazioni sono per fasce orarie e vengono chiuse quando si arriva al numero massimo di presenze. Inoltre si riduce il contatto con i camerieri perché il conto è già pagato, e i pasti sono già definiti in fase di ordine.

Questo sistema permette una perfetta organizzazione anche in cucina attraverso il livellamento del servizio (Heijunka) che diventa a flusso continuo e si allinea alla domanda del cliente, disincentivando i picchi di domanda e le ore a maggior afflusso attraverso la regolazione delle presenze.

Un approccio lean, ma allo stesso tempo etico che permette di livellare le presenze e ottimizzare i profitti eliminando potenziali “buchi”, disdette o perdite e dando la possibilità di accedere a nuove fasce di clientela, con disponibilità di reddito più bassa. Quindi cambia il modello di business del ristorante perché i clienti pagano non in base a quello che mangiano ma all’orario di prenotazione nel locale.

7. Digitalizzazione della modalità ordine, assistenti vocali e buoni pasto.

Un’altra idea per ridurre gli spostamenti dei camerieri può essere effettuata attraverso modalità di ordine “in store” tramite il proprio device, o ancora è possibile utilizzare delle tovagliette in carta con il menù stampato removibile così da ridurre la presenza del cameriere vicino al tavolo e quindi garantire il rispetto del distanziamento sociale.

L’installazione o l’utilizzo di un assistente vocale (Google Assistant, Amazon Echo) a tavola, potrebbe essere un’altra soluzione per automatizzare le comande o ricevere particolari informazioni sui piatti, riducendo la presenza dei camerieri in fase di ordine.

Altre idee che si stanno sperimentando sono: carte regalo o buoni pranzo digitali che aiutano i clienti abituali a supportare il business migliorando i flussi di cassa immediato e garantendo il business quando le porte si riapriranno o si riprenderà il servizio completo. Queste sono obbligazioni vendute al 25% in meno del valore nominale ma riscattabili al costo pieno. Il sito web funge quindi da aggregatore tra ristoranti e futuri clienti, aiutando i commensali a trovare le migliori offerte e alle strutture a ripartire con nuove modalità.

8. Visual Communication.

La comunicazione visiva è un altro aspetto da curare attentamente, il way sign (adesivi sul pavimento) è utile per segnalare i percorsi da seguire o per delimitare le distanze fra le persone. I cartelli indicatori interni servono per informare i clienti o dissuaderli da determinate azioni. Altra novità è l’utilizzo di sistemi di comunicazione visiva “semaforica” esterna per indicare il livello di affollamento del locale e quindi la sicurezza o la possibilità di entrare o attendere all’esterno.

Aldilà da tutto, comprendiamo bene che bisognerà fare molti Kaizen (piccoli miglioramenti) e forse anche qualche Kaikaku (cambio radicale) per migliorare le performance di business ripartendo con un rinnovato spirito!